TOP

Archiwizowanie kopii paragonów fiskalnych. Jak to robić poprawnie?

Obowiązek przechowywania kopii paragonów fiskalnych jest doskonale znany wszystkim podatnikom, którzy korzystają już z kas rejestrujących. Dla początkujących przedsiębiorców może być to jednak pewna niewiadoma. A o sposobie archiwizowania tych dokumentów warto wiedzieć jeszcze przed zakupem pierwszego urządzenia fiskalnego. Wybór kasy wiąże się bowiem z wyborem formy przechowywania kopii paragonów.

Przepisy dotyczące przechowywania dokumentów

Konieczność archiwizowania kopii paragonów fiskalnych jest zdefiniowana przez polskie przepisy, m.in. Rozporządzenie Ministra Finansów z 14 marca 2013 roku oraz ustawę o podatku od towarów i usług. Wspomniane regulacje wyjaśniają np. przez jak długi czas trzeba przechowywać tę dokumentację. I mówią one jednoznacznie, że kopię każdego paragonu fiskalnego należy zachować przynajmniej na okres 5 lat – licząc od końca roku obrachunkowego, w którym dany dowód sprzedaży został wystawiony na kasie. Ponadto, przepisy umożliwiają archiwizowanie tych dokumentów w 2 formach: papierowej lub elektronicznej.

Jak działa urządzenie dwurolkowe?

Kasa z kopią papierową (tradycyjną) posiada dwurolkowy mechanizm termiczny. Urządzenie tego typu drukuje nie tylko paragony fiskalne dla klientów przedsiębiorstwa, ale też kopie tych dokumentów. Obowiązkiem użytkownika takiej kasy jest więc składowanie zadrukowanych rolek papieru termicznego. Aby wspomniane dokumenty były czytelne nawet po 5 latach, najlepiej przechowywać je w sterylnych warunkach, tzn. w miejscu suchym, chłodnym i bez dostępu dla światła słonecznego. Co więcej, kopia paragonów powinna być łatwo dostępna, np. w przypadku kontroli przeprowadzanej przez uprawnione organy.

Kasa z modułem kopii elektronicznej

Kasa fiskalna z kopią elektroniczną to zdecydowanie nowocześniejsze rozwiązanie technologiczne. Model tego typu zapisuje istotne dane w formie cyfrowej – na karcie pamięci SD lub microSD. W tym przypadku archiwizacja dokumentów odbywa się automatycznie. Natomiast obowiązkiem użytkownika kasy jest kontrolowanie poprawności zapisu danych. Ponadto, urządzenie z takim modułem wykorzystuje jednorazowo tylko 1 rolkę papieru termicznego, co przekłada się na niższe koszty eksploatacji.
Dużą zaletą elektronicznej kopii paragonów jest bezpieczeństwo archiwizowanych danych. W tym przypadku nie tylko nie trzeba się przejmować tym, czy dokumenty będą czytelne nawet po wielu latach. Kasa zapewnia także wykonanie backupu danych. Elektroniczną kopię paragonów można bowiem zapisać na dysku twardym komputera, płycie DVD czy innym nośniku cyfrowym. Co ciekawe, technologia ta występuje obecnie w różnego rodzaju urządzeniach rejestrujących. Współcześnie nawet mobilna kasa fiskalna potrafi zaoferować archiwizowanie kopii paragonów w formie elektronicznej.

Zmiany w przepisach fiskalnych

Przy wyborze sposobu przechowywania kopii paragonów warto też mieć na uwadze fakt, do jakich zmian w przepisach dojdzie w przyszłości. Ustawodawca planuje bowiem stopniowe wycofywanie z użytku urządzeń z dwurolkowym mechanizmem drukującym. Modele tego typu będzie można kupować i instalować jedynie do końca 2018 roku. Później niedostępna okaże się też wymiana modułów fiskalnych w tych urządzeniach. Natomiast modele z kopią elektroniczną będzie można wdrażać w firmach nawet do końca 2022 roku. Ponadto, w 2018 pojawią się nowe kasy fiskalne. Będą to urządzenia rejestrujące online, które zostaną wyposażone w tzw. pamięć chronioną.

Categories Ciekawe